Política de tratamiento de protección de datos personales

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, La empresa adopta la presente política para el tratamiento de
datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o
que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales de la empresa.
De esta manera, la empresa manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el
buen nombre y autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas
sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales y laborales, entre
otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la empresa cualquier tipo de
información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

1. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o
Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de
MATERILES Y MADERAS MADEPINOS S.A.S responsable y/o encargada del tratamiento de
Datos Personales, (en adelante LA EMPRESA).

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MATERIALES Y MADERAS MADEPINOS S.A.S con NIT 901.095.800-1 situada en la dirección
Diagonal 52 12-295, Bello-Antioquia, teléfono 2742728.

3. DEFINICIONES
 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de Datos Personales.
 Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida
al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
 Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como
Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los
datos.

 Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los
participantes de actividades promocionales o afines.
 Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado
del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los
datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
 Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. TRATAMIENTO
LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el
adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus
relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales
correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que
la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores,
clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

5. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes
finalidades:
5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
5.2. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la
invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus
obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
5.3. Para la verificación de saldos de sus acreedores;
5.4. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e
historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de
sus deudores;
5.5. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a
nivel nacional.
5.6. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas
naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique
limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores,
proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA
EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento.
De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados
o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos
Personales.
6.3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus
Datos Personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
6.5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización
otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo
con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de
la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos,
ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual
fueron recolectados sus datos.
6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
La división jurídica de la empresa tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación,
capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el
Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a
reportar estas Bases de Datos a la División Jurídica y a dar traslado a ésta de manera inmediata,
de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos
Personales.
La División Jurídica también ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la
atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá
ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

8. AUTORIZACIÓN
LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos
Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos
a disposición por LA EMPRESA, tales como:
 Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
 De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.

 Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por
ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad
dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de
sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta
inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se
conserve para poder ser consultada con posterioridad.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de
naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar
discriminación, tales como los relacionados con :
 Origen racial o étnico.
 Orientación política.
 Convicciones religiosas / filosóficas.
 Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos
humanos o a partidos políticos.
 Salud.
 Vida sexual.
 Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que
se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones
consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA
EMPRESA deberá:
 Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
 Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la
finalidad del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos
Personales sensibles

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de
2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso,
circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes,
siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del
representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para
entender el asunto.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados,
puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos
Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de
los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su
información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del
ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos
Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA
exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas
técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en
relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

13. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
LA EMPRESA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales
sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política
de Protección de Datos Personales.
Igualmente LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA
EMPRESA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las
actividades de LA EMPRESA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio
con la que se relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre LA
EMPRESA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la
información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán
las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
 Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los Datos Personales conforme los
principios que los tutelan.

 Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos
Personales.
 Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

14. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales y el Aviso de Privacidad, se rigen por lo dispuesto
en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo
15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto
1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o
sustituyan.

16. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 15 de agosto de 2013.